Elektronsko upravljanje dokumentima

Primanje i evidentiranje ulazne pošte i dokumenata te praćenje njihove putanje unutar tvrtke

Ne znate koja poslovna pošta stiže u vašu tvrtku, što se događa s dokumentima i je li ih netko preuzeo u obradu? EffectiveOffice osigurava da sve bude zabilježeno, pošta razdijeljena primateljima, a papirnati dokumenti odgovarajuće arhivirani i kronološki uređeni. Primatelji će uvijek imati pregled što su i kada primili, vanjski računovodstveni servisi mogu pristupiti i obrađivati dokumente s udaljene lokacije, a omogućen je siguran i kontroliran pristup za sve druge tipove poslovne dokumentacije: ugovore, narudžbenice, radne naloge i drugu tekuću poslovnu dokumentaciju. Nećete izgubiti baš ništa.

Prijem i evidencija izlazne pošte

Zašto evidentirati izlaznu poštu i ispisane dokumente? U evidenciji je vidljivo tko je što poslao, kao i kome te je li bilo elektronički potpisano, itd. Poštu možete evidentirati izravno iz programa Microsoft Outlook, putem vanjskog servisa za elektroničku pohranu ili putem vlastitog portala za korisnike sustava. Sve poruke i dokumenti spremaju se u mape ili se povezuju s projektima, ako postoje. Informacije iz EffectiveOffice rješenja mogu se povezati s informacijskim sustavom za upravljanje resursima poduzeća (ERP sustav), tako da podatke o klijentima i dobavljačima možete učinkovito dopunjavati arhivom poruka i dokumenata koji su im poslani. Integrirano i pregledno.

Pretvaranje dokumenata u elektronički oblik

Povremeno skenirate dokumente pa zatim ne znate gdje se točno nalaze – a također ih je u elektroničkoj pošti, štoviše posebice tamo, nemoguće pronaći? Usklađeno EffectiveOffice rješenje uspostavlja elektroničku pohranu svih poslovnih dokumenata. Također ćete uspostaviti učinkoviti digitalni prijemni ured, koji će postati osnovna radna jedinica za uređivanje vašeg elektroničkog arhiva. Dokumenti se pri skeniranju automatski razvrstavaju i razdjeljuju te im se pridjeljuju procesi koje treba izvršiti. Jednostavno i brzo.

Automatsko razvrstavanje dokumentacije i pretraživanje

Dokumenti su osnovni elementi koje unosimo u sustav za upravljanje dokumentima. Pri unosu (skeniranje ili elektronički unos) zapisuju se dodatne informacije, primjerice, vrijeme i datum unosa, ime osobe koja je unijela dokument, namjena, predmet ili mapa u koju je dokument uložen; također možete odrediti koje procese treba izvesti s dokumentom kako bi ostvario svoju poslovnu funkciju unutar tvrtke ili izvan nje. Može se utvrditi tko je potpisnik, korisnici mogu dokumentu dodijeliti zadatke za sljedećeg zaposlenika u procesu, rok za izvršenje zadatka kao i dodatne važne napomene. Uz dokument se pridružuje njegov slijed, tako da se ne može izgubiti ili zagubiti. U svakom trenutku je jasno u kojoj je fazi dokument, tko treba izvršiti sljedeći korak i što sljedeći korak jest.

Pregledna obrada dokumenata u poslovanju

Događa li vam se da tražite dokument i ne možete ga naći? Ili pronađete krivu verziju? EffectiveOffice rješenje vam omogućuje pregled cjelokupnog životnog vijeka dokumenta, od izrade predloška pa sve do trenutne inačice dokumenta, sve na jednom mjestu. Možete vidjeti tko je i kad dodao izmjene, a spremljene su čak i radne bilješke i nalozi. Pregledno i uređeno.

Kako u svoj toj dokumentaciji pronaći pravi dokument ili predmet

Pronalaženje dokumenata u sustavu nalik je na traženje igle u plastu sijena… Nije istina! U EffectiveOffice sustavu za dokumente pretraživanje je jednostavno i učinkovito. Moćna ugrađena tražilica omogućava pretraživanje različitih podataka vezanih uz dokumente, poput imena i datuma, kao i pretraživanje prema predmetu ili mapi. Možete pretraživati i po sadržaju dokumenta, zahvaljujući OCR (sustav za optičko prepoznavanje znakova ili Optical Character Recognition) tehnologiji čitanja dokumenta u realnom vremenu. Iz tog razloga, EffectiveOffice je pravi rudnik informacija.

Mobilni pristup

Je li vam se ikad dogodilo da tražite određeni dokument i zatim ga ponovno skenirate, iako ste to već napravili ranije, jer ga nikako niste mogli pronaći u pošti poslanoj primatelju (suradniku ili klijentu)? Ili vas je možda zaposlenik s terena zamolio da nešto odmah provjerite, jer klijent tvrdi da je nešto netočno. Uporabom EffectiveOffice rješenja možete u svakom trenutku, s bilo koje lokacije, na siguran način pristupiti trenutno potrebnim dokumentima pomoću mobilnog uređaja (pametni telefon, tabletno ili prijenosno računalo) – koristeći korisničko ime i lozinku zaposlenika. Možete pretraživati, ispisivati i prosljeđivati dokumentaciju. Ništa vas više neće iznenaditi.