4 tehnike za veću produktivnost pri radu

Hands of businessman holding with care time concept

Puno pišemo, čitamo i govorimo o produktivnosti – zašto je važna, što sve na nju utječe i kako nam poslovni sustavi mogu pomoći da je ostvarimo. Što međutim možemo sami učiniti za veću produktivnost? Postoji nekoliko različitih tehnika koje nam omogućuju da se na poslu organiziramo i spriječimo da nas vanjski čimbenici ometaju pri radu – stoga je najbolje da ih provjerimo.

1. Tehnika pomodoro

Najpoznatija tehnika je svakako pomodoro, koju je početkom devedesetih godina prošloga stoljeća osmislio Francesco Cirillo kao način za međusobno učinkovito povezivanje vremena za rad i odmaranje kako bismo na kraju dana bili produktivniji.

Kako funkcionira?

Metoda je vrlo jednostavna, jer zahtijeva samo štopericu i ponešto discipline:

  1. Najprije odaberite zadatak koji želite obaviti.
  2. Podesite odbrojavanje na 25 minuta i radite bez prekida.
  3. Nakon 25 minuta napravite 5 minuta pauze i prihvatite se nečega što nije vezano uz posao.
  4. Postupak ponovite.
  5. Nakon četiri ponavljanja napravite dužu pauzu 15 – 30 minuta i napunite si baterije.

Tako ćete ostvariti veću produktivnost, jer metodom pomodoro vješto onemogućavate prekide tijekom rada i premještate ih u vrijeme određeno za to.

2. Tehnika flowtime

Ako vas pomodoro sa svojim odmjerenim prekidima zbunjuje, jer vas poziva na odmor baš u vrijeme najveće usredotočenosti, produktivnost si možete povećati mjerenjem protoka vremena. Metoda flowtime se od pomodora razlikuje po tome što vas ne ograničava u naletima produktivnosti, već si vrijeme za rad i odmor mjerite sami.

Možemo li to onda uopće smatrati metodom?

Naravno, jer vam u procesu gdje:

  1. odaberete zadatak,
  2. mjerite vrijeme rada,
  3. mjerite vrijeme kada vas se je prekinulo ili ste si izdvojili vrijeme za odmor,
  4. postupak ponavljate,

flowtime pomaže razumjeti kada u danu ste najproduktivniji pa u skladu s time rasporedite svoje dnevne aktivnosti. Teže zadatke premjestite u vrijeme kada ste najviše koncentrirani, a lakše poslove obavljajte u vrijeme kada češće trebate stanke za odmor.

Tablica za praćenje metode flowtime može izgledati otprilike ovako:

Datum Zadatak Početak rada Završetak rada Prekinut/-a? Trajanje rada Trajanje odmora
21.9 pregled i razvrstavanje pošte 9:42 10:21 0 39 10

3. Metoda autofokus

Većina savjeta i tehnika za veću produktivnost pati od očitog problema. Previše se usredotočuju na to kako se organizirati, a premalo na činjenicu da se zadaci ipak moraju obaviti. Tu u pomoć priskače metoda autofokus.

Prihvatite je se tako da na list papira unaprijed napišete sve zadatke koje morate obaviti pa ispod zadnjega zadatka potegnete crtu. Svi zadaci koji se nalaze iznad crte predstavljaju vaše stare zadatke. Sve nove zadatke koji u to vrijeme pristignu ispišete ispod crte.

Zatim prijeđite na način autofokus i:

  • Pregledajte cijeli popis starih zadataka te među njima odaberite onaj za koji znate da ga morate obaviti i imate dovoljno motivacije da to učinite.
  • Kad obavite zadatak, precrtajte ga na popisu.
  • Na isti način prihvatite se i preostalih zadataka na popisu starih zadataka, a novim se zadacima posvetite tek kad uvidite da ste sve stare već obavili ili ih u danom trenutku ne možete dovršiti zbog vanjskih čimbenika.

4. Metoda spotlight

Ako se vaš dnevni rad sastoji od samo nekoliko zadataka, autofokus je možda metoda koja vam može biti prekomplicirana. Zato postoji sličan način usredotočenosti na zadatke, nazvan spotlight, koji funkcionira tako da sve zadatke grupira u tri skupine:

  • crveni popis, koji sadrži zadatke koji zahtijevaju hitnu pozornost,
  • žuti popis, sa zadacima koje morate obaviti u sljedeća dva dana,
  • zeleni popis za zadatke koji nisu jako hitni ili im je rok za obavljanje duži od dva dana.

Pri radu se usredotočite samo na zadatke s crvenog popisa. Kada ga sasvim ispraznite, pomaknite se na žuti itd. Ne zaboravite svakodnevno premjestiti zadatke iz zelene skupine u žutu i iz žute u crvenu. Postupak možete dakako u potpunosti automatizirati s pomoću odgovarajućeg programa (aplikacije).

Zanima li vas kako radni dan završiti bez nedovršenih zadataka? Sedam savjeta koje smo pripremili za vas možete pronaći ovdje.

Pročitaj više