>EffectiveOffice rješenje prikladno iskorištava naprednu funkcionalnost višenamjenskih uređaja kompatibilnima s Canonovim MEAP sustavom (Multi-functional Embedded Application Platform – na uređaje koji podržavaju MEAP mogu se instalirati željene aplikacije te tako proširiti njihovu funkcionalnost). Ako već posjedujete Canonov višenamjenski uređaj, ovdje možete jednostavno provjeriti je li kompatibilan s EffectiveOffice rješenjem.

Ako nemate uređaj, na raspolaganju vam je nekoliko mogućnosti. U sklopu EffectiveOffice paketa možete, primjerice, unajmiti višenamjenski uređaj koji će optimizirati vaše upravljanje dokumentima i uštedjeti vam vrijeme i novac uz povoljniji ispis. Uz skeniranje dokumenata, vaše poslovanje bit će jednostavnije, sigurnije, mobilno i pregledno.

Poslovne i međuljudske komunikacijske navike su takve da se velika većina poslovne komunikacije i dalje odvija na papirnatom mediju. Međutim, uz EffectiveOffice rješenje osigurat ćete da vaše poslovno okruženje bude manje opterećeno papirom, jer će se svi ulazni dokumenti automatski skenirati, razvrstavati po primateljima te će im se dodijeliti zadaci koje treba izvršiti. Papirnati originali će se odmah arhivirati na predodređeno mjesto. Vaš će ured postati modernije okruženje koje podržava način rada koji ne opterećuje okoliš, a uz to je jednostavan, brz, pregledan i – povrh svega – mobilan. U slučaju potrebe, svoj višenamjenski uređaj i dalje ćete moći koristiti za sigurno, kontrolirano i povoljno ispisivanje.

Možda dokumente skenirate te ih pohranjujete u za to određene mape u sustavima za pohranu podataka. Ta metoda djelomično rješava probleme s papirnatim dokumentima, ali i stvara nove. Nemate kontrolu pristupa dokumentima i nije poznato tko ima nedovršene zadatke s dokumentima. Također nije posve jasno tko je vlasnik, upravitelj ili administrator dokumenta. Isto tako, dokumenti obično nemaju popratne informacije kao što su način i vrijeme primitka, vrsta dokumenta, scenarij za potrebnu obradu dokumenta, rok za obradu i slično.

Ako vam je takav način rada zadovoljavajući, tad možda nećete biti zainteresirani za EffectiveOffice.

Svi oni, koji žele kontrolu, pregled, jednostavan pristup i naprednu funkcionalnost obrade dokumenata u svojoj tvrtki, trebali bi razmisliti isplati li im se uvođenje EffectiveOffice sustava – jer uz sve to, on štedi vrijeme i novac.

Ušteda vremena ovisi o količini dokumenata koje primate, što s njima radite i kako u toku njihova životnog vijeka s njima postupate. Prilikom izračuna uštede vremena, uzmite u obzir vrijeme potrebno za razdjeljivanje jutarnje pošte, vrijeme potrebno za prosljeđivanje dokumenata, traženje dokumenata (ugovora, računa, putnih i servisnih naloga, itd.), vrijeme potrebno za rješavanje zahtjeva kod kojih je potrebno pregledati i provjeriti dokumentaciju… Na kraju, dodajte još vrijeme potrebno za sortiranje i arhiviranje dokumenata.

Uz EffectiveOffice rješenje, s dokumentima morate raditi samo na početku njihove elektroničke obrade, a čak i tad vam višenamjenski uređaj štedi vrijeme, jer ih automatski skenira i razvrstava u bazu podataka. Poslije toga, potrebno vam je samo malo vremena za slanje dokumenata primateljima ili za dodjeljivanje poslovnih postupaka koje trebaju izvršiti suradnici.

Ne zaboravite i na vrijeme koje štedite jer u svakom trenutku možete vidjeti koji dokumenti još nisu obrađeni, te na taj način eliminirate uska grla poslovnog procesa kao i nepravilnosti u postupcima koje bi mogle uzrokovati kašnjenja ili odstupanja od poslovnih ciljeva. Naposljetku, upravitelji mogu u svakom trenutku vidjeti stanje postupaka te primijeniti odgovarajuće korektivne radnje vezane uz radni proces u tvrtki.

Dokumente je lako pretraživati jer su svi popraćeni dodatnim informacijama kao što su primjerice, datum primitka, rok za isporuku, pošiljatelj, primatelj, datum otpreme, broj dokumenta i slično. Uz to, softver može automatski skenirati dokumente (OCR), što znači da slike dokumenata pretvara u tekst te na taj način omogućava pretraživanje cjelokupnog teksta.

Pretraživanje dokumenata bit će nalik na traženje igle u plastu sijena – ali sad ćete iglu pronaći s lakoćom.

Iako se sustav doima jednostavnim, zasnovan je na moćnim sigurnosnim mehanizmima. Između ostalog, za sve ključne dokumente može se unaprijed odrediti tko ih može otvarati i obrađivati, zaposlenicima se mogu dodijeliti uloge koje sustav može koristiti za omogućavanje ili sprječavanje pristupa dokumentaciji.

Sigurnost je zajamčena čak i kad zaposlenici dokumentima pristupaju preko svojih mobilnih uređaja. Štoviše – sustav bilježi trag koji točno prikazuje tko je i kad pristupao kojem dokumentu. Sa svim tim informacijama i postupcima mogu se kreirati redoviti izvještaji u najpopularnijem podatkovnom formatu te tako olakšati analizu aktivnosti unutar poslovnih procesa.

Također, ako netko od zaposlenika ide na odmor, stvari su jednostavne – može odrediti da bilo koji suradnik preuzme izvršavanje njegovih zadataka u sustavu upravljanja dokumentima, što se dosljedno bilježi na način u kojem je posve jasno tko zamjenjuje koga i u kojoj ulozi.

Sustav je odlično integriran s Microsoft poslovnim okruženjem – operativnim sustavima Windows i Windows Server, te s Office aplikacijama. U praksi to znači da je u sustav vrlo jednostavno unijeti dokumente iz pretinaca elektroničke pošte (dolazne i odlazne), kao i dodjeljivati ih predmetima, a isto tako je lako u sustav uključiti dokumente s medija za pohranjivanje.

S ovim dobivate cjelovit uvid u datoteke pojedinačnih slučajeva ili klijenata, što znači, da svaki put kad treba provjeriti poslovni slučaj, više nema potrebe za pretraživanje dokumenata u različitim mapama, mapama na disku ili u pretrpanom pretincu elektroničke pošte.

Pitanja?

Ako u popisu pitanja ne možete pronaći željeni odgovor možete nas kontaktirati putem obrasca u nastavku: